+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Оформление папки входящей корреспонденции

Оформление папки входящей корреспонденции

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, в книгу входящих документов внесена ошибочная запись, как правильно ее аннулировать? Каких-либо рекомендаций по этому поводу в нормативных документах нет. Алина 10 11 Здравствуйте! Соответственно, дабы исправить ситуацию ОД хочет завести новый журнал так сказать, с чистого листа начать. Возникает вопрос: правомерно ли это?? Или как правильно тогда провести данную работу по передаче из одного структурного подразделения далее СП в другое, дабы не попасть в будущем впросак из-за безалаберности сотрудников бухгалтерии.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Какие должны быть журналы регистрации и как их прошить - Елена А. Пономарева

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Входящая корреспонденция: регистрация и обработка

Многочисленная документация, заявления и служебная переписка требуют максимального внимания и сосредоточенности для фиксирования каждого документа. Правила делопроизводства помогут справиться с этой задачей, главное знать их и уметь ими пользоваться. На первом этапе входящие документы необходимо зарегистрировать.

Регистрация входящей корреспонденции подразумевает подтверждение факта его получения, для этого каждому документу присваивают входящий номер и заносят ключевые данные в регистрационные формы, предусмотренные на предприятии это может быть регистрационный журнал или карточки.

Необходимые шаги перед регистрацией документа Прежде чем приступить к регистрации документа, необходимо его правильно принять и провести первичную обработку. Делопроизводство от а до я. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе.

После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям.

При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами. Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами.

Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения.

Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения. Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются.

Служба делопроизводства должна разрабатывать список перечень документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости. После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация.

Некоторые секреты входящих документов Регистрационный номер индекс документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Существуют три формы регистрации документов: журнальная; карточная; автоматизированная. Журнальная форма Журнальная система применяется обычно тогда, когда учет документов выступает на первый план, в журналах обычно регистрируются наиболее ценные документы, например паспорта, трудовые книжки, документы об образовании.

Банки ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Порядок регистрации входящих и исходящих документов Принятые факсограммы факсы регистрируются, рассматриваются и передаются на рассмотрение руководству или непосредственно исполнителю компании, которому был адресован факс.

Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес компании, осуществляется службой ДОУ, передаются по информационно-телекоммуникационной сети компании руководству или непосредственной исполнителю.

Документы, требующие срочного рассмотрения, передаются на регистрацию незамедлительно. Обработка остальной корреспонденции осуществляется в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Документы, адресованные в структурные подразделения, передаются в подразделения, минуя руководство компании. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема.

Рациональная организация документооборота — гарантия эффективного участия компании во внешней экономической жизни и своевременного поступления управляющих сигналов и обмена информацией внутри предприятия.

Во внешней коммуникации компании особую роль играют исходящие документы — ответы на запросы или инициативные. В статье рассмотрены вопросы: что такое исходящие документы организации; какие виды исходящих документов встречаются в практике производственной деятельности; как осуществляется учет и регистрация исходящих документов; какие сведения содержит журнал регистрации исходящих документов в году; как организован документооборот исходящих документов; как оформляются исходящие документы.

Внутренние, входящие и исходящие документы организации Исходящие документы — это официальные документы, рассылаемые организацией как по своей инициативе, так и в качестве ответа на какие-то входящие документы и запросы. Как правило, исходящий документ представляет собой либо отдельное письмо, либо пакет документов с сопроводительным письмом.

Все исходящие письма организации оформляются на ее официальном бланке и подлежат регистрации. Обычно, контроль исполнения исходящих писем в компании не ведется, но в некоторых случаях бывают исключения.

Виды исходящих документов Исходящие документы организации формируются из тех, что написаны в инициативном порядке и тех, которые являются ответами на поступившие устные или письменные запросы. Адресатами их могут быть как частные, физические лица, так и другие учреждения, в том числе выше- или нижестоящие.

Если речь идет о нижестоящих организациях, основную массу документопотока может составлять организационно-распорядительная и информационно-справодчные документы : приказы, постановления, распоряжения, письма, обзоры.

В вышестоящую организацию направляются: справки, отчеты, докладные записки, обзоры. Документопоток между компаниями-партнерами, в основном, состоит из разного рода писем и запросов, телефонограмм и телеграмм, счетов-фактур, договоров и документации по их выполнению, электронных писем и факсов.

Учет и регистрация исходящих документов в году Учет исходящих документов в году происходит по одним и тем же правилам, что и учет входящей и внутренней документации. Учету подлежат все исходящие документы, независимо от их формы и от формы отправления — обычной или электронной почтой, факсом.

Соответственно, все исходящие документы должны регистрироваться в зависимости от установленных в компании правил: от руки в специальном журнале регистрации исходящих документов, в электронных таблицах типа Excel или в специализированной программе электронного документооборота.

Регистрация исходящих документов заключается в присвоении им уникального номера и записи сведений о документе. Каким бы ни был порядок, установленный в компании, регистрация исходящих документов в году должна вестись в пределах текущего календарного года и основываться на принципах однократности и своевременности.

Как вести журнал регистрации исходящих документов в году Вне зависимости от того, в какой форме ведется на предприятии журнал регистрации исходящих документов, основным требованием к его содержанию является полнота отражения информации. Записи в журнал вносятся только после того, как документ и сопроводительное письмо к нему были подписаны исполнителями и руководителем.

В графах журнала должна быть отражена следующая информация об исходящем документе: индекс, включающий номер дела и, при необходимости, код подразделения-инициатора документа, код отправления ф - факсом, э — по электронной почте ; дата регистрации; дата и номер запроса, на который отправляется ответ; наименование адресатов или корреспондентов, на чей запрос дается ответ; краткое содержание документа, отражающее его суть; отметка об исполнении регистрационные номера входящих документов-ответов ; сведения об исполнителе подразделение должность, ФИО ; примечание.

То, какую информацию должен содержать журнал регистрации исходящих документов, должно быть указано в локальном нормативном акте, например, в инструкции по делопроизводству. Документооборот исходящих документов Как правило, исходящие документы готовят специалисты или руководители подразделений - исполнители.

Составлений проект исполнитель предварительно должен согласовать с руководителем, и только затем оформить в соответствии с ГОСТ Р 6. После этого документ подписывается руководителем и, при необходимости, утверждается и отдается на регистрацию.

Читайте в статье о секретах ведения журнала регистрации корреспонденции в MS Office Excel. Оптимизация документооборота исходящих документов заключается в устранении необоснованных согласований их проектов.

После всех согласований оформленный в окончательном виде документ представляется руководителю компании на подпись.

Передавая подписанный руководителем компании документ на регистрацию, исполнитель должен приложить список организаций, в адрес которых должен быть направлен данный исходящий документ. Документооборот исходящих документов подразумевает, что в рассылку направляются оригиналы, в папку с исходящей корреспонденцией также подшивается оригинал.

Если исходящее письмо отправляется факсом или электронной почтой, единственный экземпляр подшивается в папку с исходящей перепиской. После регистрации исходящие документы направляются адресатам в тот же день.

Если это телеграмма, ее следует отправить немедленно. В случае, когда вложение подлежит возврату, на нем делается соответствующая пометка или ставится штамп. Непосредственный исполнитель и его рабочий телефон указывается на обороте первого листа исходящего документа. Его подпись рядом с фамилией должна стоять на том экземпляре, который подшивается в папку с исходящей корреспонденцией.

При регистрации внутреннего документа заполняются следующие данные о нем: порядковый регистрационный номер, присваиваемый документу; дата документа регистрации ;.

Регистрация входящих документов

Процесс работы с входящей корреспонденцией, как и любой другой бизнес-процесс, помимо составляющих его элементов обязательно описывает или регламентирует производственную деятельность его участников. Для каждого участника процесса характерна определенная роль. В данном случае роли могут быть распределены так: Руководитель — это руководитель учреждения или структурного подразделения. Рассматривает поступившие на его имя документы, принимает по ним управленческое решение, оценивает результат исполнения. Получает в соответствии с резолюцией Руководителя документ для его дальнейшего исполнения, организует работу соисполнителей, докладывает Контролеру о ходе исполнения документа.

Любая перепечатка разрешена только при условии полного сохранения оригинала текста и указания авторства. В случае размещения этого текста на других ресурсах сети Интернет, все ссылки в тексте должны быть сохранены и быть активными.

Графы журнала регистрации входящих документов Дата регистрации только текущая фактическая. Регистрационный номер или индекс — присвоенный порядковый номер в цифровом или буквенно-цифровом представлении при регистрации документа. Отсюда следует, что ведением журнала должен заниматься единовременно один человек. При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий.

Книга регистрации входящей и исходящей корреспонденции

Другие учреждения, не относящиеся к предыдущим пунктам милиция, банки, суды, частные граждане и так далее. Внутри предприятия входящая корреспонденция может поступить из администрации или другой структурной единицы, например, из бухгалтерии. Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут составлять корреспонденцию из организаций, указанных в первых трех пунктах. Документами из других учреждений могут быть повестка какому-либо сотруднику, исполнительный лист, решение суда, иск, жалоба или заявление частного лица и так далее. Бумаги, представляющие документооборот внутри предприятия, могут быть самыми разными: приказы руководства, распоряжения, инструкции, предписания, нормативы, правила техники безопасности, уведомления и так далее. Работа с поступающим документами Необходимо вести не только учет исходящей корреспонденции, но и входящей. Журнал, где регистрируются поступающие на предприятие письма, оформляется по тем же правилам, что и для отправляемых документов.

Работа с Входящей и Исходящей корреспонденцией (Урок 7)

Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию. Рассмотрим порядок их регистрации и форму журнала для учета входящих документов. Образец журнала можно скачать по ссылке. Регистрация входящих документов производится для того, чтобы облегчить их поиск, отслеживание и в целом работу с ними. Результатом регистрации является уникальный регистрационный индекс номер , присвоенный каждому письму.

Телетайпограммы, телеграммы, телефонограммы и факсограммы.

Другие учреждения, не относящиеся к предыдущим пунктам милиция, банки, суды, частные граждане и так далее. Внутри предприятия входящая корреспонденция может поступить из администрации или другой структурной единицы, например, из бухгалтерии. Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут составлять корреспонденцию из организаций, указанных в первых трех пунктах.

Оформление журнала входящей корреспонденции

Датой начала судебного дела является дата регистрации обращения в журнале регистрации входящей корреспонденции Уставного суда и журнале регистрации обращений в Уставный суд. Судебное дело формируется по мере поступления документов в Уставный суд, проведения судебных заседаний, совершения процессуальных действий и принятия решений Уставным судом. Документы помещаются в формируемое судебное дело непосредственно после из поступления в Уставный суд, совершения процессуального действия, принятия решения Уставным судом.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Регистрация входящего документа в модуле Канцелярия ПК "Делопроизводство"

Другие учреждения, не относящиеся к предыдущим пунктам милиция, банки, суды, частные граждане и так далее. Внутри предприятия входящая корреспонденция может поступить из администрации или другой структурной единицы, например, из бухгалтерии. Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут составлять корреспонденцию из организаций, указанных в первых трех пунктах. Документами из других учреждений могут быть повестка какому-либо сотруднику, исполнительный лист, решение суда, иск, жалоба или заявление частного лица и так далее. Бумаги, представляющие документооборот внутри предприятия, могут быть самыми разными: приказы руководства, распоряжения, инструкции, предписания, нормативы, правила техники безопасности, уведомления и так далее. Работа с поступающим документами Необходимо вести не только учет исходящей корреспонденции, но и входящей.

Основные услуги

Правила регистрации документов Входящие письма: регистрация в соответствии с государственными стандартами Уникальный номер, который присваивается при регистрации входящих документов в делопроизводстве, является одним из обязательных реквизитов, подтверждающих юридическую силу письма. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Справка Регистрационный номер В соответствии с этими государственными регламентами, регистрационный номер представляет собой комбинацию порядкового номера документа и буквенного обозначения. В этих рекомендациях определен порядок, в котором производится регистрация входящих документов. Согласно ему, все письма должны быть зарегистрированы в день получения. Следующим днем регистрируются только те из них, которые были получены уже вечером, в нерабочее время. Такой порядок необходимо прописать в локальном нормативном акте предприятия, регламентирующем делопроизводство. То есть, если, например, документ был отправлен обычной почтовой связью, факсом и по электронной почте, каждый полученный экземпляр должен иметь одинаковый входящий номер регистрации.

Папка входящих писем и запросов. Папка . Требования к оформлению входящих документов описаны в Правилах. На этапе приема документов.

Многочисленная документация, заявления и служебная переписка требуют максимального внимания и сосредоточенности для фиксирования каждого документа. Правила делопроизводства помогут справиться с этой задачей, главное знать их и уметь ими пользоваться. На первом этапе входящие документы необходимо зарегистрировать. Регистрация входящей корреспонденции подразумевает подтверждение факта его получения, для этого каждому документу присваивают входящий номер и заносят ключевые данные в регистрационные формы, предусмотренные на предприятии это может быть регистрационный журнал или карточки. Необходимые шаги перед регистрацией документа Прежде чем приступить к регистрации документа, необходимо его правильно принять и провести первичную обработку.

4 ключевых правила заполнения журнала регистрации исходящих документов

Регистрация ведется в пределах календарного года. Ежегодно 1 января нумерация практически всех видов документов приказов, входящих и исходящих писем, протоколов и т. Исключение составляют описи дел постоянного хранения. Данные описи имеют один номер и сквозную нумерацию пунктов в течение всего срока существования организации.

Опись документов для регистрации входящей и исходящей корреспонденции

Давайте рассмотрим сложившиеся правила регистрации исходящих документов. Как вести журнал входящей исходящей корреспонденции образец В любой сфере народного хозяйства обязательно существует делопроизводство, включающее множество функций. Среди них учет входящей и исходящей корреспонденции является одним из основных. Нет ни одного предприятия, функционирующего изолированно от других организаций.

Если один из этих документов предполагает наличие сопроводительной записки, то она регистрации подлежит.

Главная Сакратар. Ох уж эти входящие-исходящие!.. Точнее, не профессионал, не имеет человек в делопроизводстве ни малейшего понятия. А еще сразу понимаешь, что в организации нет основы основ делопроизводства того - без чего вообще невозможно вести документооборот надлежащим образом и обеспечить сохранность документации. Речь идет о номенклатуре дел.

Многочисленная документация, заявления и служебная переписка требуют максимального внимания и сосредоточенности для фиксирования каждого документа. Правила делопроизводства помогут справиться с этой задачей, главное знать их и уметь ими пользоваться. На первом этапе входящие документы необходимо зарегистрировать. Регистрация входящей корреспонденции подразумевает подтверждение факта его получения, для этого каждому документу присваивают входящий номер и заносят ключевые данные в регистрационные формы, предусмотренные на предприятии это может быть регистрационный журнал или карточки. Необходимые шаги перед регистрацией документа Прежде чем приступить к регистрации документа, необходимо его правильно принять и провести первичную обработку. Делопроизводство от а до я.

Делопроизводство от А до Я. Работа с входящей корреспонденцией Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов.

Комментарии 15
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Лазарь

    Нажаль у нас добре не буває, керівництво держави завжди знайде можливість ошукати людей. Нажаль друзі шари в нашій країні для простих людей не було та не буде. Хоча шанс є і всі ми розуміємо який а в слух не кажемо. Скоро вибори зробіть правильний вибір, при змозі не дайте бабкам та дедкам знову нам обрати майбутнє. Доля наша в наших руках, вірю прийде час будемо ставити на облік машини з інших країн не більше ніж двісті євро. Миру всім !

  2. tranarer

    Жид бери лопату і іди

  3. perrima1976

    Большое вам спасибо за видео! В финансовых вопросах люди слабо разбираются. Просвещайте нас и дальше! От меня лайк.

  4. paycharratern

    Может ли нерезидентном быть россиянин ?

  5. Октябрина

    Нормальный закон, как по мне давно пора. Да, будут трудности по началу, как и при любом другом ограничении, но в целом движение в правильном направлении. Проблема в другом ещё как минимум год не будет хватать полицейских для осуществления такого контроля из-за огромного количества таких нарушений. А дальше посмотрим.

  6. Милен

    1. ВСЕ адвокаты афиллированы с мусорской мерзотней.

  7. tioprestuma81

    В чем смысл брать адвоката если у нас если решили посадить, то уже никакие адвокаты не помогут. Сколько там оправдательных решений, меньше процента вроде?

  8. glucsongba82

    Думаю, что это все еще впереди. Вот только если бы это касалось всех, а не только простых граждан. А сверху как воровали, так и будут.

  9. dedpterlite

    Тарас! Прокоментируйте, пожалуйста, законность вчерашнего голосования в ВР без письменного текста Решения в окончательном варианте.єто же попрание Конституции, предусматривающей только письменньій проєкт, а не со стенограммьі, которую можно фальсифицировать.

  10. Марина

    Такшо закон їхній про євробляхи найшли як обійти!

  11. Майя

    Здравствуйте, Алексей. Подскажите пожалуйста, есть ли смысл писать жалобу на превышение должностных полномочий оперативных сотрудников после возбуждения уголовного дела? Что делать, если будут бить в отделе полиции?

  12. tamvevi

    В такой ситуации можно купить электронный отпугиватель собак, но не гарантия. Или перцовый баллончик, но не тот хлам что в магазинах а для животных. Ну или если совсем башню рвёт можно пцп пистолет носить с собой. Например PCP-пистолет Hatsan SORTIE. И можно забыть о собаках ну правда придётся самому убегать в закат. Но в нашем гетто много трудностей с которыми не справиться баллончиком. Универсальный приём стать как они, воруй, богатей, пробивайся в верха и тогда проблемы обычных холопов тебя не коснутся, но помни всегда будет тот кто насрёт сверху. Отличная страна, люблю её, но делать это легче из-за границы)

  13. Берта

    Сижу такой и думаю , боже как дальше жить ? Нужно за квартиру заплатить , детишек одеть, обуть , накормить , а денег не хватает и вот оно чудо свершилось ! Спасибо вам о великие депутаты , хоть раз подумали о том как улучшить уровень жизни своих граждан . Теперь буду жить как у бога за пазухой Молодцы депутаты , С Новым Годом ВАС ЧЕРТИ !

  14. gromaranfun

    Вы Одесит, а Одесса мама.

  15. octicti

    Хорошие новости по Golem читаем твиттер:)

© 2018 messenger-indir.com