+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Как оформить личное дело сотрудника в архив

Как оформить личное дело сотрудника в архив

Дата Одной из функций архива является учет - систематизация дел, создание научно-справочного аппарата и документов архивного учета. Именно на стадии учета архивных документов создаются описи дел. Мы расскажем, какие виды описей могут составляться в организации и как их правильно оформить. Правила содержат 7 форм описей: Опись дел постоянного хранения Приложение 14 ; Опись дел по личному составу Приложение 15 ; Опись дел временных свыше 10 лет сроков хранения Приложение 16 ; Опись электронных дел, документов постоянного хранения Приложение 17 ; Опись электронных дел, документов временных свыше 10 лет сроков хранения Приложение 18 ; Опись дел структурного подразделения Приложение 23 ; Опись электронных дел, документов структурного подразделения Приложение В нем подробно описывается, как заполнять графы описи, как оформить дело и т.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Долгосрочное Хранение в архиве документов, мой пример архивации личных дел

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Вход на сайт

Конверты с подшитыми вложениями в них; Поврежденные листы Внимание! Лист-заверитель подписывает составитель, после чего ставит дату оформления и расшифровку подписи. На описи отмечается номер дела и его заголовок обычно это Ф. В табличной части документа последовательно указывается информация о новых бланках, добавляемых в дело.

Сюда заносятся порядковый номер, индекс документа при наличии , название, количество листов в новом документе. В конце списка словами и цифрами записывается общее число подшитых документов, а также количество в описи страниц.

В завершение, документ подписывается кадровым специалистом, с расшифровкой Ф. Порядок ведения личных дел учет, внесение изменений В процессе выполнения трудовых функций работающего, его личное дело будет дополняться различными документами — дополнительными соглашениями, копиями приказов, объяснительными и докладными записками, результатами аттестаций и многими другими.

При этом все новые бумаги должны располагаться строго в хронологическом порядке. Также в папку рекомендуется вставлять но не подшивать фотографию работника, и производить ее обновление не реже 1 раза в 5 лет.

Ответственный сотрудник обязан следить за актуальностью сведений в личном деле. Если меняются какие-либо сведения, указанные в основных документах дела анкете, личном листке , то старый документ ни в коем случае не изымается, а составляется специальный бланк-дополнение.

Они не имеют установленной формы и разрабатываются в каждой компании самостоятельно. Обязательной отметкой после внесения изменений является информация о наличии и состоянии личного дела. Личные дела сотрудников содержат персональные данные, а потому должны храниться в сейфе или специальном шкафу, запираемом на ключ.

При этом непосредственно в кадровой службе должны находиться документы только работающих сотрудников, а все остальные передаются на хранение в помещение архива. Личные дела работников могут храниться следующими способами: По алфавиту; По табельным номерам работников или по номерам дел, присвоенных при их открытии.

На полках папки располагаются корешком наружу, в порядке присвоения им номеров. Личные дела должны располагаться отдельно от бланков личных карточек и трудовых.

В архиве личные дела сотрудников должны оставаться 75 лет. При этом папки на руководителей, членов руководящих, контрольных, исполнительных органов, а также работников, имеющих звания и награды хранятся бессрочно.

Личные дела на руки работникам не выдаются. Однако, он может ознакомиться со всеми документами, которые подшиты в его папку, в помещении кадровой службы и в присутствии специалиста.

Последний должен зафиксировать факт обращения к личному делу со стороны. Во время работы с личным делом запрещено вносить в него какие-либо исправления, делать пометки, забирать документы и т. Любые изменения имеет право делать только уполномоченный на это кадровый работник. После возвращения необходимо проверить, все ли документы дела на месте и в исходном виде.

В случае увольнения, личные дела не выдаются работникам на руки, а передаются в архив компании. Как правило, личное дело формируется в течение длительного периода времени все время работы или учебы.

Они входят в состав документов по личному составу. В настоящее время личные дела на работников в обязательном порядке в соответствии с Указом Президента РФ от Для других сфер деятельности в нормативных документах нет упоминания об обязанности ведения личных дел.

Фактически для большинства организаций это становится делом добровольным. Тем не менее практика показывает, что формирование и своевременное комплектование личного дела на работника приносит много пользы.

Поскольку все сведения о работнике сконцентрированы и упорядочены в едином месте способствует лучшей сохранности документов и к ним обеспечен оперативный доступ способствует быстрому поиску информации по запросу.

Состав документов личного дела работника Формирование личных дел работников Руководствуются хронологическим принципом, т. После увольнения работника личное дело считается законченным делопроизводством и готовится к передаче в архив.

При этом дела госслужащих передаются в архив после 10 лет хранения в кадровой службе нормативное требование, поскольку при переводе гражданского служащего в другой государственный орган его личное место передается по новому месту работы , остальных работников — желательно не позднее 3-х лет после завершения их делопроизводством.

Ввиду важности документов, составляющих личное дело, требуется составлять внутреннюю опись по определенной форме, при этом она всегда нумеруется отдельно от остальных документов дела. Затем в процессе подготовки к архивному хранению завершенного личного дела количество листов внутренней описи отмечается в листе-заверителе.

На каждого сотрудника формируется самостоятельное личное дело. Допускается затем в процессе подготовки к архивному хранению группировать личные дела в так называемые наряды, т.

Поэтому целесообразнее прошивать дела как самостоятельные единицы хранения. Но на каждого гражданского служащего должно быть заведено только отдельное дело это нормативное требование. Оформление личного дела В процессе оформления следующая информация должна в обязательном порядке быть отражена на обложке личного дела: заголовком личного дела будет указание фамилии, имени и отчества конкретного работника в именительном падеже; в документах дела могут быть варианты написания фамилии, имени или отчества работника.

В этом случае они должны быть зафиксированы в заголовке личного дела обычно в скобках. Итак, в статье перечислены основные включаемые документы в состав личного дела, рассмотрены наиболее важные требования к формированию, хранению личного дела работника и оформлению обложки.

Но более точная и полная информация о сотрудниках помогает руководителю эффективнее управлять трудовым коллективом. Для того чтобы обладать такой информацией, фиксирование данных, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, и формирование полученной информации в личные дела является целесообразным.

Кому нужно вести личные дела в обязательном порядке? Какие документы могут храниться в личных делах? Ответы на эти вопросы вы найдете в статье. Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих.

На остальных работников обязательность этого определяется локальными нормативными актами организации. Не лишнее личное Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором будут урегулированы вопросы ведения, оформления и хранения личных дел.

К сведению. Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю. Согласно ст. Как правило, личные дела заводятся: 1. Однако во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы.

В первую очередь это связано с тем, что благодаря сведениям, содержащимся в одной папке, можно быстро получить объективную информацию о сотруднике. Ведь в личном деле хранятся все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие важные бумаги.

Форма личного дела не унифицирована, поэтому каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно. При оформлении дела не лишним будет изучить требования ГОСТ 6. Состав личного дела Перечень документов, подлежащих включению в личное дело, утвержден только для государственных служащих.

Однако организации, не связанные с государственной службой, также могут воспользоваться данным перечнем и определить, какие документы у них будут включаться в личные дела.

Ведение личных дел работников При формировании личного дела работника осуществляется также первичное оформление, что означает присваивание делу учетного номера, внесение соответствующих данных в строки на лицевой стороне, составление внутренней описи.

О любых изменениях персональных данных, включенных в состав личного дела, работники обязаны своевременно сообщать в отдел кадров организации. Как правило, это делается в письменной форме с приложением документов, подтверждающих изменения.

После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В случае необходимости с этих документов предварительно снимаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу. В любом случае внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании подлинников документов или надлежаще заверенных копий документов.

Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, делаются от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле штампов установленных образцов.

Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам и располагаются в хронологической последовательности. Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи.

Образец личного дела работника

Здесь существует жесткий регламент ведения личных дел, прописанный в президентском указе от Дело необходимо заводить сразу после назначения соискателя на государственную должность. Знакомиться с содержанием личных дел сотрудников, кроме работников кадровой службы, могут правоохранительные органы. Однако доступ к документам даже они получают только по предварительному запросу.

Второй — надежная защита персональных данных. И третий — возможность достаточно оперативно внести корректировки и дополнения. С каждой из этих задач хорошо справляется такой инструмент, как личное дело сотрудника.

ИНН если его предоставил служащий ; свидетельства воинского учета для военнообязанных и граждан, подлежащих призыву; бумаг, подтверждающих право специалиста на налоговые вычеты, которые предусмотрены в ст. Бумаги, касающиеся допуска к сведениям, которые составляют тайну, охраняемую законом если исполнение обязанностей специалиста предполагает использование такой информации. Результаты предварительного медосвидетельствования обследования , которое выполняется для установления профпригодности в предусмотренных в законе случаях. Дополнительные бумаги В ходе трудовой деятельности специалиста к его личному делу могут подшиваться: Экземпляры соглашений к основному договору или их копии.

Как хранить личные дела сотрудников в организации

Договор о материальной ответственности при необходимости. Копии паспорта и свидетельства о заключении или расторжении брака при наличии. Копия диплома или другого документа об образовании сотрудника. Автобиография на усмотрение работодателя. Характеристика или рекомендации если были предоставлены. Копии приказов или выписок о повышении сотрудника или переводе на другую должность. Документы о подтверждении квалификации, участии в разработках если имеют место. Информация о премии или взыскании если имеются.

Личные дела можно ?? не вести

После увольнения работника с работы его личное дело передается в архивное подразделение далее — архив предприятия для последующего хранения. Как правильно это сделать? Личное дело работника предприятия — это совокупность оригиналов и копий документов, в которых содержатся сведения об образовании, военной службе, семейном положении, местожительстве, трудовой деятельности работника до приема на предприятие, а также самые полные сведения, которые подтверждают его трудовую деятельность на предприятии. Напомним, что, устраиваясь на работу, гражданин — будущий работник предпринимателя должен предоставить работодателю для оформления трудового договора контракта, соглашения прежде всего такие документы, как паспорт и справку органа государственной налоговой службы о присвоении идентификационного номера кроме лиц, которые по своим религиозным или другим убеждениям отказались получить идентификационный номер, о чем имеют соответствующую отметку в паспорте. Эти сведения вносят в приложение к личному листку по учету кадров или в трудовую книжку.

Под вторыми подразумевают: свидетельство о появлении на свет ребенка; водительские права; копию договора о материальной ответственности для материально ответственных лиц ; рабочие инструкции; копии приказов о внутренних перемещениях и переводах; подтверждения систематического прохождения медосмотров; документальные подтверждения наличия ограничений физических способностей, обуславливающие предоставление специальных условий деятельности; соглашение об ответственности за разглашение конфиденциальной информации если штатная единица имеет к ней доступ ; листы аттестации; свидетельства прохождения курсов по повышению квалификации; докладные, служебные и объяснительные записки, заявления об уходе в отпуск и т. Под третьими подразумеваются доказательства прекращения работы, то есть заявление об увольнении и копия соответствующего локального распоряжения руководства.

Личное дело часто сравнивают с трудовой книжкой, но это грубая ошибка. Трудовая книжка, в первую очередь, отличается тем, что не содержит никакой дополнительной информации о работнике, кроме места его нынешней и прошлой работы. Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Архив личных дел

К записи комментариев Наталья 19 01 Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, если в личном деле муниципального служащего более листов, то формируется второй том? И какие тогда крайние даты указывать на титульных листах каждого тома?

После увольнения работника с работы его личное дело передается в архивное подразделение далее — архив предприятия для последующего хранения. Как правильно это сделать? Состав документов личного дела Личное дело работника предприятия — это совокупность оригиналов и копий документов, в которых содержатся сведения об образовании, военной службе, семейном положении, местожительстве, трудовой деятельности работника до приема на предприятие, а также самые полные сведения, которые подтверждают его трудовую деятельность на предприятии. Напомним, что, устраиваясь на работу, гражданин — будущий работник предпринимателя должен предоставить работодателю для оформления трудового договора контракта, соглашения прежде всего такие документы, как паспорт и справку органа государственной налоговой службы о присвоении идентификационного номера кроме лиц, которые по своим религиозным или другим убеждениям отказались получить идентификационный номер, о чем имеют соответствующую отметку в паспорте. Эти сведения вносят в приложение к личному листку по учету кадров или в трудовую книжку.

Как формируется личное дело сотрудника

Шаблоны и формы Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации В статье рассказываем о правилах оформления и ведения личных дел: как оформлять, где и как хранить, кто несет ответственность. Закон же определяет и требования к их оформлению. Но практическая польза от такого документа будет в любой организации. Поэтому многие для удобства сбора, обработки и хранения информации предпочитают вести персональные дела всех работников или отдельных категорий. Разберем эту тему подробнее. Нормативная база Прежде всего следует разработать локальный нормативный акт положение или инструкцию по ведению ЛД , в котором прописываются правила и требования к оформлению, содержанию, ведению, хранению личных дел и т.

5 Личное дело сотрудника — образец оформления, состав и правила .. договора с работником его личное дело направляется в архив.

Соответственно, подготовка личного дела каждого гражданина осуществляется на всех этапах взаимодействия между компанией и наемным персоналом. Правила ведения личных дел работников Что касается утвержденных на уровне государства правил ведения личных дел, в отечественной практике таковых не предусмотрено. Стандартизации подвергаются только личные дела некоторых категорий трудящихся. Несмотря на это, сложившаяся из года в год практика, раскрывает базовые аспекты подготовки личных дел сотрудников негосударственных компаний.

Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации

С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола в отдельную папку. Пример оформления лицевой стороны обложки личного дела приведен в приложении 1. Помимо перечисленных, в личное дело могут помещаться и некоторые другие документы например, документы о прохождении сотрудником конкурса на замещение вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника присвоении ему почетных званий и т. Кроме того, в личное дело помещаются но при этом не подшиваются в него справки, заверенные фотографии сотрудника и т.

Помощь: Подготовка личных дел к передаче в архив организации Как пронумеровать страницы в Ворде? Полная инструкция! Как пронумеровать страницы в ворд.

Срок хранения личных дел уволенных сотрудников Часто возникает вопрос, сколько хранятся личные дела сотрудников?

Перед сдачей личных дел в архив скрупулезно подготовьте все имеющиеся документы, которые остались в отделе кадров позже увольнения работников. Правом установлены определенные сроки, в которые необходимо поспеть передать собственные дела работников для архивного хранения. Они не обязаны превышать 12 месяцев позже состоявшегося увольнения. Всякое личное дело разложите в обратном хронологическом порядке. Если при трудоустройстве первой страницей было заявление, написанное работником о приеме на работу, в архивных документах первой страницей будет заявление, написанное на увольнение.

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть Как оформляются личные дела сотрудников при сдаче в архив Четвертый экземпляр направляется в соответствующий государственный или муниципальный архив. Организации, не сдающие документы в государственные архивы, составляют опись на дела постоянного хранения, на дела со сроком хранения 10 и более лет и по личному составу в трех экземплярах. Подпись и дата ставятся непосредственно в отделении ФМС, в присутствии представителя службы. Во время заполнения анкеты для биометрического заграничного паспорта необходимо обратить внимание на такие нюансы: Обязательно указать старую фамилию, если была смена. Для того чтобы не ошибиться при заполнении описи, предлагаем вам ознакомиться с образцом, в котором приведено правильное заполнение сведений о кадровой документации. Подскажите, пожалуйста, как правильно оформить факт пропажи личного дела давно уволенного сотрудника. Я недавно начала заниматься кадрами и обнаружила, что несколько дел сотрудников уволившихся в году отсутствуют.

Форма контрольной карточки содержится в приложении 6 к Инструкции о личных делах. Контрольная карточка заполняется и оформляется на каждое выданное дело и помещается на его место. При возврате личного дела каких-либо пометок в карточке не требуется, дело помещается на место, карточка изымается.

Комментарии 13
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. ngamguahou70

    Вроде ничего нового, стакан и чёрный прямоугольник, переодически исчезают и появляются.

  2. Домна

    Если у вас будет желание и возможность, ответьте в одном из своих видео на такой вопрос. он сейчас довольно таки актуальный в свете проверок по труду.о графиках работы в розничной сети.у нас в рознице работают в основном женщины и не всегда придерживаются того графика который нам с недавних пор нужно заполнять наперед и держать на рабочем месте.если будет проверка и в графике человек стоит в этот день выходным, а он на рабочем месте или на оборот .что за это грозит, штраф (в каком размере)?

  3. Рюрик

    Одним словом пиздец полный будет .

  4. pracaran

    Как всегда спасибо

  5. Аза

    Но понятые могут быть подставные, а своих знакомых пригласить можно или нет, СПАСИБО Вам за Вашу работу.

  6. erficho

    Добра новина! нарешті!

  7. viocontdemo

    А они хотят, чтобы я платил эту сумму раз в год.

  8. Никифор

    Люди глупы. Типичный пример обыденного мировоззрения.

  9. Авксентий

    Огромное спасибо за Ваши видео! Продолжайте!

  10. Ганна

    Лудше бы отслеживали миллиарды долларов которые утекают за бугор, пусть все олигархи и элита отчитается за каждый рубль покажет бумажку о законости происхождения денежных средств, и только потом начинает проверять бедный народ.

  11. fojoba

    Что за чушь несешь?Если попал на долг.то только через суд.ни в коем случае никому не платить.по 1005 только уведомить могут.при том без вопросов.по 382 только через суд.ни банк ни каллы никогда не предоставят документы.только могут пугать.то что по почте-туалетная бумвга.читаем фз 230 п9 ч1 и гк 385.а заказное не пришлет никто.а после суда много способов.и в суде заявление что можешь платмть по 500р.а если взять нечего ьо вообще закроют по 46 ч1п3.не вводи народ в заблуждение.не видел и не слышал ни о ком кто получил от банка заказное.

  12. trucigphyga

    Смысл всё это знать, если Россия не правовое, а воровское государство?

  13. Марта

    Что за ересь. Хоть бы уголовно-процесуальный и уголовный кодекс прочитал. Какой административный штраф в размере 40 т. Рублей за мат в отношении сотрудников. Статья 319 УК вообще тебе известна. Догонят. Кто как бегает. Сроки хоть бы посмотрел по остальным пунктам. Или лень на столько замучала?

© 2018 messenger-indir.com